La más básica clasificación de sus archivos

itzelbfx
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La más básica clasificación de sus archivos

Mensaje sin leer por itzelbfx » Abril 10th, 2012, 12:19 am

Clasificar los archivos es sin duda la forma más efectiva de hacerlos localizables cuando necesitas consultarlos o exhibirlos por cualquier razón. Hay muchas alternativas para clasificar los archivos, puedes clasificar alfabéticamente, temáticamente, por asunto, por origen, e incluso hay métodos numéricos francamente sofisticados como los que se utilizan en bibliotecas y en grandes colecciones de archivos o documentos. Sin embargo hay una primera clasificación que debiéramos considerar imprescindible y que la mayor parte de las personas no realiza. Lo cierto es que independientemente de los criterios de clasificación que se esté utilizando todos los documentos pueden y deben clasificarse primeramente en dos Grupos:
a) Documentos que tienen valor
b) Documentos que no tienen valor.

Los Documentos que no tiene valor no deben ser almacenados, ni siquiera por periodos cortos de tiempo. Si no tienen valor simple y llanamente son basura y deben descartarse en forma inmediata.

Es sorprendente la cantidad de documentos que se guardan que realmente no tienen valor. En su mayor parte esto sucede por falta de atención, los documentos pasan en forma natural del escritorio al archivo sin que una persona haga una selección de lo que debe guardarse y lo que debe eliminarse.

Un archivo esbelto, bien etiquetado es muy fácil de manejar, es sencillo localizar lo que se quiere localizar mientras que un archivo obeso es pesado y difícil de manejar, los documentos que necesitamos no aparecen o lo hacen después de invertir mucho tiempo en su búsqueda.

Si quieres contar con un archivo funcional la receta es bastante simple, realiza la primera clasificación que debes hacer de los documentos y elimina todo lo que no te va a generar valor en el futuro.

http://safedata.com.mx/

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